مزایا و معایب مدیریت منابع انسانی الکترونیک

مزایای مدیریت منابع انسانی الکترونیک

مدیریت منابع انسانی الکترونیک توانایی بالقوهای در هر دو حوزه کارآیی و اثر بخشی دارد. کارآیی را در مدیریت منابع انسانی الکترونیک می توان با استفاده از موارد زیر بدست آورد:

• از طریق کاهش دادن زمان‌های ملاقات برای کارهای غیر کاغذی، افزایش دادن دقت دادهها و کاهش دادن منابع انسانی بیش از حد.

• اثر بخشی می تواند از طریق بهبود دادن شایستگیهای مدیران و کارمندان در جهت گرفتن تصمیمات بهتر و سریعتر، تحت تاثیر قرار گیرد.

• دسترسی آسان و گسترده به داده‌های منابع انسانی و سهولت در طبقه‌بندی و دستهبندی مجدد داده‌ها.

• یک پروفایل داخلی سطح بالا برای منابع انسانی می تواند منجر به فرهنگ کاری بهتری شود.

• مدیریت منابع انسانی الکترونیک منجر به یک سیستم شفاف‌تر می‌شود.

• کاهش قابل ملاحظه بار اداری

• فراهم آوردن پشتیبانی یکپارچه از مدیریت منابع انسانی و تمامی فرآیندهای اصلی درون شرکت.

• گردش کاری قویتر در فرآیند کسب و کار و بهره‌وری و رضایت بیشتر کارمندان.

• مدیریت منابع انسانی الکترونیک با حفظ کیفیت دادهها، موجب صرفهجویی در هزینه‌ها می‌شود.

• تمرکززدایی وظایف منابع انسانی.

از سوی دیگر متخصصان پنج فرصت زیر را برای پیاده‌سازی این سیستم‌ها ذکر می‌کنند:

1. سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیکی می تواند به میزان قابل توجهی کارآییهای فزاینده خاص منابع انسانی را بهبود داده و بنابر این حداقل‌های دانشی و مهارتی یک سازمان را بهبود بخشیده و آنرا برای فضای رقابتی توانمند سازد.

2. مدیریت منابع انسانی الکترونیک می تواند یک شرکت را به فضای جدیدی وارد نماید که در آن تعداد و تنوع گزارش‌های مرتبط به مسائل منابع انسانی بسیار چشم‌گیر می‌باشد.

3. مدیریت منابع انسانی الکترونیک برای مدیران این واحد فرصت مناسبی ایجاد می کند تا توجه آنان از فرآیندهای تراکنشی روزمره به فرآیندهای استراتژیک مدیریت منابع انسانی جلب شود. از آنجایی که توسط مدیریت منابع انسانی الکترونیک بر سامانه‌های الکترونیکی مرتبط با آن فرآیندهای روزمره و تکراری منابع انسانی به شکل اتوماتیک و با حداقل دخالت نیروی انسانی انجام می شود، نیاز به تحلیلی که بتوانند بر فعالیت‌های منابع انسانی بر میزان تطابق آنها با طرح‌ها و اهداف سازمان متمرکز شده اند، افزایش مییابد.

4. بسیاری از سیستم‌ها این امکان را برای کارکنان فراهم می کنند تا با استفاده از امکانات مهیا شده خود، بخشی از واحد منابع انسانی شده و بتوانند فرآیندهای مربوط به ورود اطلاعات خود و یا به روز رسانی را انجام داده و بخشی از فعالیت‌های تکراری واحد منابع انسانی را کاهش دهند..

5. از آنجایی که اجزای یک سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیک کاملاً با یکدیگر یکپارچه و هماهنگ شدهاند، این امکان را برای سازمان فراهم می کند که فعالیت‌های واحد منابع انسانی خود را به سهولت باز طراحی نموده و وظیفه انجام بسیاری از کارهایی را که قبلاً توسط کارمندان واحد منابع انسانی انجام میگرفته به سیستم‌های الکترونیکی محول نماید.

معایب مدیریت منابع انسانی الکترونیک:

• دسترسی غیر قانونی: یکی از معایب اصلی مدیریت منابع انسانی الکترونیک این است که دسترسی به اطلاعات آزاد بوده و هر کسی می‌تواند به اطلاعات استراتژیک دست یافته و از آن در هر جهتی بدون هیچ اجازهای از سازمان استفاده نماید.

• دانش تخصصی شده: یکی از مزایای مدیریت منابع انسانی الکترونیک این است که ممکن است به سازمان در جهت کاهش هزینه‌های پرسنل منابع انسانی کمک کند در حالیکه مدیریت منابع انسانی الکترونیک می‌تواند نیاز برای کارکنان فنی با دانش فناوری ویژه و نیز حوزه‌های کارکردی را افزایش دهد.

• خطاهای ناشی از ورود اطلاعات: مدیریت منابع انسانی الکترونیک صرفاً می‌تواند به خوبی برنامههای انسانی و کاربران نهایی عمل کند.

• کاهش تماسهای میان فردی: استفاده از مدیریت منابع انسانی الکترونیک باعث دور شدن افراد از یکدیگر خواهد شد و تعامل میان مدیران با کارکنان کاهش خواهد یافت.

• استفاده نامناسب به دلیل ذهنیت انعطاف‌ناپذیر: به منظور استفاده مناسب از مدیریت منابع انسانی الکترونیک، ضروری است که کارمندان نوع ذهنیت خود را نسبت به آن تغییر دهند، نظر به اینکه بسیاری از افراد هنوز در استفاده از فناوری درباره ابعاد قطعی حرفه خود نامطمئن هستند. اگر این تغییر در فناوری‌ هماهنگ با تغییر در ذهنیت و فرهنگ سازمان نباشد، می‌تواند منجر به شکست مالی شود.

• تهدید برای خود منابع انسانی: تمایل برای وابسته بودن به فناوری، تکیه بر نیروی انسانی را کاهش خواهد داد و از این رو خطر بزرگی برای شالوده اصلی منابع انسانی در پی خواهد داشت.