جهت گیری سازمان ها به سمت ارتباطات موثر

ارتباطات از کلمه لاتین "comunis" به معنای مشترک می آید. ارتباط به عنوان فرآیند دادن اطلاعات، شناخت احساسات یا ایده ها به کسی تعریف می شود. ارتباطات به یک مفهوم مهم در سازمانها تبدیل شده است. در واقع ارتباطات سازمانی فرایندی است که مدیران را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معنی با افراد فراوان داخل سازمان و افراد در ارگان های مربوط به خارج از آن سیستم توانا می سازد.

جبلیت و پوتنام (2001) چهار بعد شامل کانال ارتباطات، مسیر ارتباطات، محتوای ارتباطات و سبک ارتباطات را مورد ارتباطات سازمانی بررسی کردند.

سبک ارتباطات: که ناظر بر نوع رفتار افراد با یکدیگر است و به دو دسته ی رسمی و غیر رسمی تقسم می شوند.

محتوای ارتباطات: محتوای پیام ها و ارتباطات به سه دسته ی وظیفه ای، اجتماعی و ابتکاری تقسیم می شوند.

مسیر ارتباطات: که شامل ارتباطات عمودی، افقی و مورب میان افراد سازمان بوده و ناظر بر مسیرهای ارتباطی است.

کانال ارتباطات: انسان ها به واسطه ی مجاری ارتباطی، می توانند میان خود ارتباط برقرار نمایند.

مجاری ارتباطی بین افراد در سازمان به سه بخش عمده ی چهره به چهره، کتبی و الکترونیکی طبقه بندی شده اند. گفت وگوهای رو در رو، مجلات، روزنامه ها، رادیو، تلفن، تلویزیون و پست الکترونیک از جمله مثال هایی است که می توان از آنها به عنوان کانال یاد کرد.اهداف بلند پروازانه بزرگ معمولا مستلزم آن است که کارمندان در تبادل ایده ها و اطلاعات در بین خود شرکت کنند.ارتباطات موثر اهداف واسطه ای برای رسیدن به نتایج خوب و پایدار هستند. سازمان ها از طریق تشویق بازخورد، اشتراک گذاری، پیگیری، برنامه ریزی برای کمک به افراد برای برقراری ارتباط موثرتر و دستیابی به اهداف مشترک، خواه همکارانشان حضور داشته باشند یا غایب، تلاش های خود را افزایش داده اند.

ارتباطات موثر در محل کار برای عملکرد خوب سازمانی مهم است.مدیران با مهارت های ارتباطی خوب می توانند ایده های خود را به وضوح منتقل کنند تا زیردستان آنچه از آنها خواسته می شود را درک کنند و بتوانند به طور مثبت به سازمان کمک کنند.ارتباطات برای حفظ روابط بین فردی در سازمان، رسیدگی به مسائل مبرم و اجرای مذاکرات هماهنگ برای مقابله با محیط کاری پرانرژی و با انگیزه ضروری است.ارتباطات با استفاده از تخصص باعث ایجاد اعتبار می شود.ارتباطات موثر برای انتقال پیام های پیچیده مورد استفاده قرار می گیرد و می تواند بلافاصله بازخورد دریافت کند و تصمیم گیری ضعیف را به حداقل می رساند و تعصب ناشی از تحریف اطلاعات را حذف می کند.

ارتباطات در سازمان بازخورد عملکرد را تسهیل می کند و به طور قابل توجهی در ارزیابی عملکرد و ارزیابی نتایج مفید است. در مقابل، فقدان ارتباط می تواند منجر به ناامیدی کارکنان، کاهش بهره وری، غیبت و افزایش نرخ جابجایی منابع انسانی شده و منجر به روابط ضعیف بین منابع انسانی، عدم اعتماد، افزایش میزان تعارض و هماهنگی ضعیف فعالیتها شود.برای موثر بودن ارتباطات،ارتباط باید یک فرآیند دو طرفه باشد. بیشتر از اینکه منابع انسانی را در مورد آخرین تحولات کسب و کار آگاه نگه دارید، ارتباطات باید یک فرآیند گام به گام باشد که شامل تبادل اطلاعات بین دو یا چند بخش در تمام سطوح سازمانی باشد. علاوه بر این، باید شامل الگوهای رفتاری، از جمله زبان بدن و حالات چهره، به جای تبادل ساده کلمات باشد.چندین عامل دیگر از جمله سبک مدیریت، فرهنگ سازمانی و روابط اجتماعی بر عملکرد کارکنان تاثیر می گذارند، اما ایجاد کانال های ارتباطی موثر مقرون به صرفه ترین راه برای افزایش بهره وری سازمان است.

با این حال، فقدان ارتباطات در سازمان های مختلف منجر به تصمیم گیری ضعیف، ناکارآمدی در اجرای سیاست ها، ناتوانی در ایجاد حس تعلق در بین کارکنان، عملکرد پایین، بیشتر از آن ضعف ارتباطی باعث افزایش میزان تعارض، کاهش تعهد و روحیه کارکنان شده است و در راستای اهداف سازمانها این امر در درازمدت تاثیر منفی بر عملکرد آنها دارد. یکی دیگر از نتایج اساسی ارتباطات موثر و کارآمد دستیابی به استراتژی ها و اهداف سازمانی است که منجر به اصول مدیریت صحیح می شود. ارتباطات رویه های عملیات را ساده می کند و بهترین شیوه ها را در محل کار اجرا می کند و موجب بهبود عملکرد منابع انسانی و در نهایت بهبود عملکرد سازمان می شود.