ساختار سازمانی: یک مفهوم ضروری برای شرکت ها

شما به تازگی اولین کسب و کار خود را ایجاد کرده اید. این مفهوم وجود دارد، سرمایه اولیه نیز وجود دارد، کارکنان شما انگیزه دارند. اما به نوعی جرقه در آغاز آنقدر شدید نیست، کسب و کار واقعاً شروع خوبی ندارد. چه چیزی را از دست داده اید؟ ممکن است فراموش کرده باشید که یک ساختار سازمانی را توسعه دهید. مانند هر نوع سازمان دیگری، کسب و کارها به یک ساختار واضح نیاز دارند. این تنها راهی است که همه افراد درگیر بدانند که در چه جایگاهی در شرکت قرار دارند، چه چیزی مسئول هستند و چه کسی قدرت تصمیم گیری نهایی را دارد. اما کدام ساختار برای کسب و کار شما بهتر است؟

ساختار سازمانی: تعریف

اصطلاح "ساختار سازمانی" از نظریه سازمانی می آید و در مورد یک شرکت، به چارچوب سلسله مراتبی اشاره دارد که تقسیم کار داخلی را تعریف می کند. این اصطلاح همچنین در زمینه سازمان های دیگر مانند مقامات و سازمان های غیردولتی استفاده می شود. ساختار سازمانی برای ساختار یک شرکت مطابق با اهداف خود (به عنوان مثال افزایش تولید، تامین امنیت آینده، ارتقاء رشد) استفاده می شود. نکات زیر را روشن می کند:

چه وظایف و بخش هایی در شرکت وجود دارد؟

چه مسئولیت هایی دارند؟

شبکه روابط چگونه ساختار یافته است؟

سلسله مراتب اطلاعات و نظم چگونه است؟

بنابراین ساختار سازمانی یک چارچوب کلی برای انجام وظایف در شرکت و همچنین مبنایی برای تمامی رویه ها و روال های استاندارد در کار روزانه ایجاد می کند. اینها سپس با ابزارهای اضافی (به ویژه برنامه ریزی و مدیریت)، و همچنین با فعالیت های شرکت کنندگان در عمل مشخص و تکمیل می شوند. بسته به اهدافی که شرکت دنبال می کند، ساختار سازمانی می تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد. به عنوان یک دستورالعمل برای مدیریت و برای کارکنان (جدید)، به صورت بصری در نمودار سازمانی خلاصه می شود.

نمونه ای از نمودار سازمانی

بسیاری از نمودارهای شرکتی که به طور متعارف مدیریت می شوند، ساختار سازمانی را به عنوان یک ساختار عمودی و فرآیند مدیریت را به صورت دنباله ای از چپ به راست توصیف می کنند.

در نظریه علمی سازمانها، بین ساختار سازمانی و سازماندهی فرآیندها تمایز قائل شده است. اولی تعیین می کند که چه کسی باید چه کاری و با چه حمایتی انجام دهد، در حالی که دومی تعیین می کند که این فعالیت ها چه زمانی، کجا و چگونه انجام شوند.

ساختار سازمانی در کسب و کار چقدر اهمیت دارد؟

کسب‌وکارها به یک ساختار شفاف نیاز دارند تا به آرامی کار کنند و در عین حال رشد کنند. بدون ساختار، هیچ هدف مشخصی وجود ندارد، نه برای مدیریت و نه برای کارکنان. هیچ کس دقیقاً نمی داند چه چیزی تحت صلاحیت آنها است و به چه کسی باید گزارش دهد. این باعث سردرگمی و استرس می شود و مسئولیت های متضاد را تقریباً اجتناب ناپذیر می کند. نتیجه عدم هماهنگی و کندی در فرآیندهای تصمیم گیری است که می تواند تاثیر بلندمدتی بر کارایی اقتصادی یک شرکت داشته باشد.

ساختار سازمانی سنجیده ای که زنجیره های مدیریت، حاشیه های کنترل و کانال های ارتباطی را به شیوه ای قابل درک تعریف می کند، به همه انرژی ها اجازه می دهد تا با اهداف شرکت همسو شوند. این امر به عنوان مثال با شفاف سازی زنجیره ارزش، ایجاد نمای کلی از حوزه های کاری و حتی کاهش هزینه های سازمانی به دست می آید. همچنین به استخدام‌کنندگان جدید کمک می‌کند تا در شرکت حرکت کنند، مافوق و زیردستان خود را بشناسند، و تصویر بزرگ‌تر و همچنین آینده شغلی خود را در شرکت درک کنند. بنابراین یک ساختار سازمانی شفاف به رضایت شغلی و احساس امنیت کارکنان کمک می کند. بنابراین اغلب در قالب یک نمودار سازمانی، به عنوان مثال در منطقه استخدام در صفحه اصلی شرکت، ارتباط برقرار می شود.

مایکروسافت 365 به لطف طیف گسترده ای از برنامه های خود به شما امکان می دهد وظایف خود را سبک تر کنید. اکنون با IONOS بسته ای را که برای شما مناسب است دریافت کنید!

ساختار سازمانی یک شرکت: چه اجرا

طراحی ساختار سازمانی درست و پیش از آن چندان آسان نیست. در یک نمودار جریان واضح احساس کنید. بزرگترین مشکل در اینجا بدست آوردن یک ساختار محکم و قابل اعتماد با وجود محیط های پیچیده و پویا است. برای تکمیل این کار، ابتدا باید بدانید که نمودار سازمانی شامل چه مواردی است:

ماژول ها: تمام واحدهای عملیاتی که وظایف مختلف در شرکت به آنها محول شده است. اینها شامل پست کوچکترین واحد، بدنه (یک مقام دارای اختیار)، بخش (گروهبندی از چندین پست تحت مدیریت یک بدن)، خدمات پشتیبانی و همچنین کمیته ها و تیم ها هستند که معمولاً به صورت موقت ایجاد می شوند. مبنایی برای مدیریت پروژه های پیچیده.

روابط: شبکه روابط بین تمام عناصر ساختاری ذکر شده در بالا

سیستم های خط: عناصر گرافیکی مانند جعبه ها، خطوط و فلش هایی که شبکه روابط بین ماژول های مختلف را به صورت بصری نشان می دهند.

فرآیند طراحی ساختار سازمانی اکنون به دو مرحله تقسیم می شود:

با تجزیه و تحلیل وظایف، همه اهداف تجاری خود را شناسایی می کنید، آنها را به وظایف اصلی تجاری تبدیل می کنید و آنها را به وظایف فرعی تقسیم می کنید. ساختار می تواند بر اساس عملکرد (به عنوان مثال فیزیکی / ذهنی)، هدف (مانند یک محصول)، هدف (وظایف اولیه یا ثانویه)، مراحل فرآیند رهبری یا رتبه در سلسله مراتب باشد.

خلاصه وظایف نشان دهنده فعالیت سازمانی واقعی شما به عنوان موسس یک شرکت است. در اینجا شما وظایف فرعی تعیین شده در تجزیه و تحلیل وظیفه را انتخاب می کنید و آنها را در مجموعه وظایف معنی دار گروه بندی می کنید که به توابع مربوطه اختصاص داده می شوند. بزرگترین چالش استفاده بهینه از منابع موجود و در نتیجه اطمینان از همکاری روان بین تمام اجزای مونتاژ است.