بررسی تاثیر آموزش کارکنان بر میزان بهره وری

معصومه فلاح

اصلاحیه تغییر موضوع از ابتدا تا اخرین تکلیف

بررسی تاثیر آموزش کارکنان بر میزان بهره وری در شرکت ایده آرمانی آراد

بیان مسئله:

نیروی انسانی مهمترین عامل تشکیل دهنده یک سازمان است که در پویایی وحیات آن اهمیت بسیار دارد. اگر این عامل قابلیت های لازم برای انجام دادن وظایف را نداشته باشد در رسیدن سازمان به اهداف و رسیدن به بهره وری مطلوب اختلالاتی ایجاد می شود. آموزش را می توان جریانی دانست که در آن مهارتها، طرز تلقی ها وگرایش های مناسب را برای ایفای نقشی خاص می آموزند. جریان آموزش شامل محتوا، جهت وتاکید های خاص است که طی این جریان معلومات در ذهن فرد جایگزین و با آگاهیهای قبلی تلفیق می شوند ودر نتیجه در رفتار ونحوه دید فرد تغییراتی به وجود می آورد. ضرورت آموزش در آماده سازی نیروی کار وتجهیز این نیرو به دانش ها ومهارت های مورد نیاز به منظور انجام دادن وظایف در جهت تحقق هدف های تعیین شده امری انکار ناپذیر است.

هدف تحقیق: هدف از این بررسی این است که چگونه می توان با اتخاذ روش های مناسب آموزش نیروی انسانی ماهر و ورزیده ای آماده کرده تا سازمان به بهره وری بیشتری دستیابد.

ضرورت تحقیق: آموزش را می توان اساسی ترین زیربنای نظام توسعه وبهبود دانست، برای اجرای برنامه های رشد وتوسعه صنعتی وجود نیروی انسانی آموزش دیده امری ضروری است وبرای تجهیز نیروی انسانی به مهارتها ودانشهای مورد نیاز برنامه ریزی آموزشی لازم است.

سوالات تحقیق:

آیا آموزش روحیه کارکنان را تقویت می کند ودر بهره وری سازمان نقش دارد؟

آیا آموزش روابط بین کارکنان و مدیریت را بهبود می بخشد؟

آیا آموزش می تواند هزینه های تعمیر ونگهداری سازمان را کاهش دهد؟

آیا آموزش سطح اثر بخشی کار از نظر کمی وکیفی را اعتلا می بخشد؟

آیا آموزش می تواند استعداد های موجود را پرورش دهد؟

پیشینه نظری:

یکی از تعاریف آموزش ضمن خدمت عبارت است از: «بهبود سیستماتیک و مستمر مستخدمین از نظر دانش ها، مهارت ها و رفتارها که به رفاه آن ها و سازمان محل خدمتشان کمک می کند. از این رو تصور می رود که هدف از آموزش ضمن خدمت ایجاد توانایی بیش تر تولید و افزایش کارآیی در شغل فعلی و کسب شرایط بهتری برای احراز مقامات بالاتر می باشد. (جان. اف. می 1968)

به بیانی دیگر؛ آموزش ضمن خدمت عبارت است از «کوشش نظام دار به منظور هماهنگ کردن آرزوها و علایق و نیازهای آنی افراد با نیازهای آتی سازمان در قالب کارهایی که از افراد انتظار می رود. (پی یر و گاتر 1983)

تورنداک معتقد است یادگیری فرایند آزمایش و خطا است وقتی یادگیرنده نیازی دارد برای ارضای آن لازم است به یک محرک خاص پاسخ مناسب دهد در این موقع معمولاً یادگیرنده هر یک از الگوهای مربوط به پاسخهای خود را آزمایش می کند اگر تصادفاً یکی از این الگوها مؤثر واقع شد به احتمال بیشترآن پاسخ تکرارخواهد شد وموجود زنده الگو و پاسخهای دیگر را فراموش می کند. فرض می کنیم یک کارمند جدید در یک سازمان در ارتباط با ارباب رجوع یاد بگیرد که سخنان خود را با صراحت بیان کند مورد قبول سرپرست و همکاران واقع خواهد شد از آن به بعد کارمند مورد نظر این الگوی پاسخ را ادامه می دهد و الگوهای دیگر را که پاداش و مقبولیتی به همراه ندارد یا حتی ممکن است تنبیه نیز در بر داشته باشد فراموش می کند و به اعتقاد تورنداک اگر برای موجود زنده رابطه بین یک محرک و پاسخ مربوط به آن رضایت بخش باشد این رابطه مستحکم تر می شود (قانون خوشی و رنج یا قانون اثر).

گاتری نظریه مجاورت محرک و پاسخ را در یادگیری و آموزش کارکنان مطرح می کند. به اعتقاد او در لحظه ای که یک محرک با یک پاسخ همراه وصل یا مرتبط می شود از آن به بعد محرک مورد نظر باعث ایجاد همان پاسخ خاص اول می شود، مثلاً اگر یک تراشکار یا مکانیک کار خاصی را بصورت نشسته اولین بار یادگرفت از آن به بعد نیز بصورت نشسته بهتر می تواند آن کار راانجام دهد.

کلارک هال در آموزش، نظریه (محرک ===› موجود زنده ===› پاسخ) را معرفی می کند، بنظر این روانشناس نه تنها در یادگیری باید به دو عامل محرک و پاسخ توجه کرد بلکه لازم است به خود موجود زنده و وضعیتی که موجود زنده در آن قرار دارد نیز توجه کرد.

پاؤلف روانشناس روسی نسبت به شرطی شدن کلاسیک در امر یادگیری تآکید دارد و معتقد است اگر یک محرک بی اثر با یک محرک مؤثر همراه و چندین بار تکرار شود از آن پس محرک بی اثر قبلی نیز موجب پاسخ شرطی می شود، مثلاً هرگاه مدیر تن صدایش را نسبت به مرئوس بالا ببرد یا چهره اش را در هم کشد، و بدنبال آن رفتار اهانت آمیزی نسبت به وی داشته باشد اگر این دو چندین بار تکرار شود از آن پس صرفاً تن صدای مدیر باعث اضطراب در مرئوس می شود و یا اگر بدنبال نظم و انظباط در کار مرئوس، مدیر لبخند بزند و پاداش به فرد بدهد و این دو چندین بار تکرار شود از آن پس صرفاً لبخند مدیر جنبه تشویق و پاداش را برای مرئوس پیدا خواهد کرد.

گاه نیز محققان در امر آموزش و یادگیری کارکنان تئوری پاسخهای میانجی را مطرح می کنند که طی آن بین ارایه محرک و پاسخ فاصله است یا ممکن است پاسخ شامل مجموعه ای از پاسخهای فرعی باشد که مربوط به دوره ای طولانی از زمان می گردد، مثلاً اگر فرد در سازمان ببیند که برای پیشرفت گروه شغلی نیاز به یک مدرک تحصیلی بالاتر می باشد و در دوره ای از زمان این محرک وجود داشته باشد فرد یاد می گیرد برای رسیدن به موفقیت دست به ادامه تحصیل بزند.

ورتایمر، کوفکا، کوهلر و لوئین نظریه گشتالت را در امر آموزش و یادگیری مطرح کردند.

آنها اعتقاد دارند فرایند یادگیری یک امر گشتالتی است و پدیده ایست شناختی، آنها به فرایندهایی نظیر بینش، توجه خاص نشان می دهند. در نظریه مکتب گشتالت گفته می شود که ممکن است یادگیری و آموزش فقط بوسیله فکر کردن درباره یک مسئله بوقوع بپیوندد و از دید آنها یادگیری مستلزم تفکر و بصیرت است و ادراک وشناخت پایه یادگیری است. یادگیری و آموزش تنظیم رفتار است که از فعل و انفعال یا تآثیر متقابل موجود زنده با محیط خود در ضمن رشد و تکامل نتیجه می شود.

کوهلر از تمام آزمایشاتی که انجام داد نتیجه گرفت که انسان یا حیوان از طریق فهمیدن مشکل یا مسئله یاد می گیرد و وضعیت فرد در برابر فهم مشکل به توانایی او به ربط عناصر مستقل به یکدیگر و جمع کردن آنها بصورت یک کل بستگی دارد در این مکتب به ادراک، بصیرت، منظم بودن رفتار فرد برای رسیدن به هدف، و تفکر روی مسئله اهمیت می دهند گاهی نیز از دید آنها بطور ناگهانی راه حل مسئله پیدا می شود.

مک دوگال معتقد است که انسان تکرار عملی حرکتهای زاید را که برای رسیدن به هدف کمک نمی کند کنارمی گذارد وآنهایی را نگه می دارد که او را به هدف می رسانند به عبارت دیگر شخص آسانترین راهی را که موجب رسیدن او به هدف می شود یاد می گیرد بنابراین آنچه در این نظریه مهم است: 1 اهمیت آثار ذهنی. 2 ضرورت درک وضع و موقعیت. 3 توجه به ادراک روابط. 4 یادگیری برای رسیدن به هدفی انجام می گیرد.

اسکیز روانشناس آمریکایی در زمینه آموزش و یادگیری نظریه مهم شرطی کردن عامل یا شرطی کردن وسیله ای و ابزاری را مطرح ساخت. وقتی فرد یاد می گیرد با انجام عملی پاداش دریافت خواهد کرد می گوییم با این روش یادگرفته، وقتی یک مدیر به کارمندان وقت شناس خود پاداش می دهد این رفتار وقت شناسی در آنها تقویت می شود. باید بین یک پاسخ و تقویت رابطه برقرار کرد. بطور مثال برای ابتکارونوآوری وخلاقیت کارکنان باید وقتی یکی از کارکنان در کار خود ابتکار داشت به او پاداش دهیم این باعث یادگیری کارکنان دیگر برای ابتکار و خلاقیت خواهد شد.

ازاین تئوری می توان بعنوان اساس آموزش برنامه ای استفاده کرد درآموزش برنامه ای سعی می شود پاسخهای صحیح یادگیرنده به هر سئوال تقویت شود و این شیوه یادگیری نسبت به شیوه های دیگر برتری دارد.

با این وجود به هر نحوی که بخواهیم آموزش ضمن خدمت را تعریف کنیم جوهره ی اصلی آن در همه ی سازمان ها و نهادها عبارت است از افزایش کارآیی کارکنان و ایجاد سازش با محیط و در نتیجه افزایش خدمات. با این روشنگری آموزش ضمن خدمت چیزی نیست جز تلاش هایی که در جهت ارتقای سطح دانش و آگاهی و مهارت های فنی، حرفه ای و شغلی و نیز «استقرار رفتار مطلوب در کارکنان یک موسسه یا سازمان صورت می گیرد و آنان را برای انجام بهینه وظایف و مسوولیت های شغلی آماده می کند» ".

پیشینه تجربی:

لازمه ی استقبال و شرکت مشتاقانه ی کارکنان در دوره های آموزشی کوتاه مدت ضمن خدمت؛ احساس نیاز و انگیزش می باشد. به منظور دستیابی به این شرایط بایستی ابتدا به نحو شایسته و مناسبی تعادل روانی کارمند را بر هم زد (یعنی آگاه شدن وی از کمبودهای خود در زمینه ی دانش، مهارت ورفتار مورد نیاز، مناسب و به روز جهت حصول بهره وری سازمانی و تحقق اهداف شخصی) تا احساس نیاز و پیدا شدن انگیزه برای برقراری مجدد تعادل روانی و تلاش جهت رفع نیاز پیدا شده، ایجاد شود.

در این مسیر بایستی جنبه های مثبت رفتاری اعضای سازمان مورد تشویق و تقویت قرار گیرند. و با تاکید بر آن ها و یاری جستن از آن ها، در راستای رفع یا کاهش جنبه های منفی عملکرد افراد، برنامه ریزی و کوشش کنیم.

اما اگر بدون توجه به انگیزش کارمندان و صرفا بر اساس مقررات آن ها را مجبور به شرکت در دوره های آموزشی نمود یا فقط از طریق دادن مشوق های مالی مکرر بخواهیم آن ها را به حضور در کلاس ها ترغیب کنیم. در این صورت ممکن است نه تنها اهداف سازمانی تحقق پیدا نکنند بلکه به مرور این گونه تشویق ها و پاداش ها به دلیل جنبه مادی داشتن، میزان تاثیر آن ها کاهش و افراد جهت برانگیخته شدن خواهان سطوح بالاتری از این گونه پاداش ها باشند که گاهی اوقات قابل تامین از سوی سازمان ها نیست. مسئولین واحدهای سازمانی، ناگزیرند به موقعیت و موفقیت سازمان خود بیاندیشند و یکی از گزینه ها برای بالاتر بردن رشد علمی سازمان حضور کارکنان در دوره های آموزشی ضمن خدمت است. سرپرستان معتقدند که دوره های آموزشی ضمن خدمت می تواند قابلیت های دانشی و مهارتی و نگرش مناسبی را در کارکنان پرورش دهند. با این همه، گاه عوامل زمینه ساز تغییر رفتار درکارکنان را مورد غفلت قرار می دهند؛ که چنین غفلتی تمام تلاشهای آنان را در راستای بهبود سازمان با ناکامی روبرو می سازد.

شرایط موردنیاز آموزش کارکنان

برای آن که در رفتار کارکنان از جنبه های دانشی، نگرشی و مهارتی تغییری پدید آید، فراهم شدن شرایط زیر ضروری است:

کارکنان خود را ناگزیر از تغییر بدانند: به دیگر سخن، کارکنان انگیزه تغییر در خود و رفتارشان را داشته باشند. با توجه به سرعت رشد علم در جهان همه انسانها باید خود را با شرایط جدید و امروزی وفق دهند. در جهان کنونی هر چیزی تاریخ مصرفی دارد حتی مدرک تحصیلی و اگر آن نیز به روز نشود از درجه اعتبار ساقط می گردد. پس لازم است کارکنان برای هر وظیفه ای که بر عهده می گیرند تخصص به روز آن وظیفه را داشته باشند.

کارکنان از وظایف محوله و کاری که باید انجام دهند آگاه باشند: فقدان یا کمبود آگاهی نسبت به وظیفه و شیوه انجام دادن آن، مانعی برای گرایش به تغییر در رفتارهای موجود است. در واقع کلیه کارکنان باید دارای شرح وظیفه مکتوب و شفاف باشند. این وظیفه مدیریت منابع انسانی هر سازمانی است که به عنوان کارفرما برای هر شغل و پست شرح وظیفه شفاف و مکتوبی ارائه نماید.

کارکنان باید در جایگاه شغلی متناسب با قابلیت های شخصی و توانمندی های عملیاتی قرار گرفته باشند: کارکنانی که ارتباط بین علایق و تحصیلات و نیز آینده شغلی خود با دوره آموزش طراحی شده نمی یابند غالباً در دوره های آموزشی شرکت نکرده و یا در صورت شرکت انگیزه ای برای یادگیری نشان نمی دهند. شاید مهمترین دلیل عدم رغبت به حضور فعال در این دوره ها بر می گردد به نحوه انتخاب و جذب مستخدم توسط مدیریت منابع انسانی. متاسفانه در بسیاری از سیستم های اداری کشور این مشکل بصورت حاد وجود دارد که افراد در جایگاههای تخصصی خود نیستند پس بنابراین خلا آموزش احساس می شود لیکن با آموزش های کوتاه مدت که بمنظور بروز کردن آموخته های قبلی است نیز نمی توان به آنچه خواسته کارفرماست رسید.

تغییر در رفتار نیازمند پاداش است: «تغییر» نتیجه یک فرایند است؛ اگر کارکنان از نتیجه تغییر منتفع نگردند و آثار آن را در رشد شخصی و پیشرفت شغلی خود احساس نکنند برای «تغییر رفتار» برانگیخته نمی شوند. دوره های آموزشی باید قدرت آن را داشته باشند که ضرورت تغییر را به کارکنان نشان دهند و نیاز به تغییر را ناگزیر نشان دهند. همچنین، در چارچوب دوره های آموزشی است که کارکنان باید از وظایفی که دارند و شیوه هایی که برای برآوردن انتظارات شغلی وجود دارد آگاه گردند. ایجاد شرایط شغلی مناسب به عهده سرپرست است و بنا به تناسب وظیفه و حساسیت آن، کارکنان باید تقویت و از پاداش شایسته بهره مند گردند. اگر تفاوتی مابین آنکه در دوره های آموزشی شرکت می نماید و دانسته ها را بکار می گیرد با آنکه در این نوع دوره ها شرکت نمی کند قائل نگردیم مسلم است که دیگر انگیزه ای نیز برای کسب علم و دانش بوجود نخواهد آمد همانطور که قرآن کریم میفرماید آیا برابرند آنان که میدانند با آنان که نمیدانند؟ این آیه تفاوت می گذارد بین عالم وجاهل.

فضاهای سازمانی مؤثر در تغییر رفتار کارکنان

محققان، پنج نوع فضای سازمانی یا جو روانی در محیط کار را برای ترغیب یا ممانعت از پیدایش تغییر در رفتار کارکنان در سازمان ها شناسایی کرده اند که عبارتند از: فضای مانع تراش، فضای رغبت زدا، فضای خنثی، فضای ترغیب کننده و فضای درخواست کننده. در ادامه به طور مختصر، ویژگی های هر یک از فضاهای بیان شده، ارائه می گردد و خود قضاوت کنید که در سازمان شما و یا بهتر بگویم در حوزه کاری شما کدامین فضا حاکم است:

فضای مانع تراش (Preventing): در این فضاها، مدیر یا سرپرست از کاربست آنچه کارکنان در دوره های آموزشی آموخته اند هراس دارد. این نوع هراس به احتمال زیاد، هراس مدیر یا سرپرست از «مدیر یا مدیران فرادست» اوست. همچنین، هراس مدیر یا سرپرست از کار بست آموخته های کارکنان امکان دارد ناشی از احتمال تغییر در روش رهبری او باشد. چنین محیط های کاری باعث سرشکستگی کارکنان می شود چون اصلا نمی توانند ابراز وجود نمایند زیرا مدیریتی نادان در فرادست وی رهبریت را برعهده گرفته است.

فضای رغبت زدا (Discouraging): در چنین فضاهای سازمانی، مدیر یا سرپرست هرگز نمی گوید: «شما قادر به کاربرد آموخته هایتان نیستید» بلکه او به روشنی در عملکردش نشان می دهد که اگر تغییر در رفتار کارکنان رخ دهد، ناخرسند خواهد شد و او علاقه ای به تغییر رفتار کارکنان ندارد. افزون بر این، در فضای رغبت زدا، مدیر آموخته های کارکنان را از دوره های آموزش الگوی عمل قرار نمی دهد. همین امر محیط منجمد کننده ای را پدید می آورد که بسیاری از کارکنان ترجیح می دهند از این محیط به محیطی دیگر بروند زیرا دانسته هائی دارند که مدیر نمی گذارد بکار برده شوند.

فضای خنثی (Neutral): در چنین فضایی مدیر شرکت، کارکنان در دوره آموزشی را مورد مسامحه قرار می دهد. مدیرانی اینچنینی به کار معمول سازمانی می پردازند. آنچه این مدیران می خواهند عبارت است از انجام وظایف محوله. اگر نتیجه تغییر رفتار مانعی برای انجام امور محوله ایجاد نکند، مدیر واکنشی نشان نمی دهد در غیر این صورت، مدیر نقش مانع تراش و رغبت زدا ایفا خواهد کرد.

فضای ترغیب کننده (Encouraging): در فضای ترغیب کننده، مدیر کارکنان را برای یادگیری و کاربست یادگیری هایشان در انجام دادن وظایف شغلی تشویق و حمایت می کند. در چنین فضایی، مدیر می گوید: «مایلم بدانم چه یادگرفته اید و چگونه می توانید به انتقال آموخته ها برای انجام وظایف شغلی کمک کنید.» اینچنین مدیران و سرپرستانی، پیش از برگزاری دوره های آموزشی با کارکنان جلسات بحثی برگزار می کنند و پس از پایان دوره آموزشی هم با کارکنان دست به هم اندیشی می زنند تا یافته ها و فراگرفته های حاصل از دوره های آموزش را در عمل به کار ببندند. در این محیط و فضا مدیر و کارکنان دوست و یاور همدیگرند و با هم میخواهند موقعیت سازمانی را ارتقا دهند.

فضای درخواست کننده (Requiring): در چنین فضایی، مدیر از فراگرفته های کارکنان آگاهی دارد و اطمینان می دهد که زمینه کاربست آموخته های آنان را در انجام وظایف شغلی به کار بگیرد. از این رو، مدیر اعلام آمادگی می کند که برای اطمینان خاطر کارکنان، از این نظر که آموخته هایشان به کار بسته خواهد شد، با آنان قراردادی تنظیم می کند. قرارداد کاربست آموخته های کارکنان معمولاً در پایان دوره آموزشی بسته می شود.این فضا شاید ایده آل و حتی غیر واقعی بنظر برسد ولی مطمئن باشید هستند مدیرانی که چنین رفتار می کنند.

انتظار می رود، مدیران و سرپرستان پس از مطالعه نوشته حاضر، رفتارهای سازمانی خود را با توجه به نکات ارائه شده سنجیده و درباره نتایج سنجش رفتار خود قضاوت کنند. در صورتی که، مدیر رفتار و فضای سازمانی از نوع سه نوع فضای- مانع تراش، رغبت زدا، و خنثی داشته باشد، ضرورتا باید دست کم به خاطر تعهد به موفقیت سازمان به ایجاد تغییر در فضای سازمانی بکوشد.