فراموشی سازمانی

مفهوم فراموشی سازمانی اگر چه به سادگی قابل درک است، اما چگونگی ساز و کار اتفاق افتادن آن در سازمان به خوبی شناخته نشده است. از آنجا که فراموشی سازمانی می تواند بر رقابت پذیری شرکت و یا سازمان تاثیر می بگذارد، سازمان نیاز به فرآیندهایی دارد تا اطمینان یابد دانشی که باید دور ریخته شود، فراموش می شود و دانشی که مفید بوده، فراموش نمی شود. فراموشی سازمانی، عدم توانایی سازمان در یادگیری نیست؛ گاهی اوقات لازم است سازمان دانشی موجود خود را به صورت آگاهانه کنار بگذارد.

برای توصیف فراموشی سازمانی، درصدد پیوند بین روش فراموشی و نیز نوع دانش فراموشی شده می باشد سازمان در بسیاری از موارد دانش و مهارت های فعلی خود را به صورت آگاهانه و ناآگاهانه فراموش می کند، و گاهی اوقات، دانش نو ورود به سازمان به صورت آگاهانه یا ناآگاهانه فراموش می شود. دانش نوورود اشاره به دانشی است که بر اثر خلاقیت و نوآوری کارکنان در سازمان ایجاد شده و یا از بیرون به سازمان منتقل گردیده است. بنابراین فراموشی سازمانی را می توان در دو بعد دسته بندی کرد: فراموشی عمدی یا برنامه ریزی شده و فراموشی سهوی یا تصادفی. فراموشی برنامه ریزی شده به وسیله مدیران سازمان اعمال می گردد و در اغلب موارد معطوف به یادگیری هایی است که موجب کاهش بهروری در سازمان می شود. به عنوان مثال روش های قدیمی که دیگر کاربردی مفید در سازمان ندارند باید فراموش شود و مسئولان سازمان طبق برنامه ای با سازوکار های تشویقی و ترغیبی و یا کنترل و نظارت می کوشند تا کارکنان را از روش قبلی بازداشته و روش های جدید را در سازمان متداول نمایند. فراموشی سهوی یا تصادفی و غیر برنامه ای، حاصل سرشت نسیان پذیری ذهن انسان هاست. این نوع فراموشی زمانی رخ می دهد که کارکنان به علت سختی روش های کار یا عدم وجود نظام فراموشی زمانی رخ می دهد که کارکنان به علت سختی روش های کار یا عدم وجود نظام انگیزشی و نظارتی موثر در سازمان بتدریج روش کار مورد نظر را فراموش می کنند. در اغلب موارد این نوع فراموشی به نفع سازمان نبوده و برنامه های سازمانی دچار اختلال می شود.

چهار توصیف از فراموشی سازمانی مورد بررسی قرار گرفته است:

غفلت: در این حالت سازمان به صورت برنامه ریزی نشده، داده ها،اطلاعات، دانش، مهارت و روش های خود را به سبب غفلت از دست می دهد و این از دست دادن، منجر به پیامدهای ناخواسته و منفی برای سازمان می گردد. بسیاری از سازمان ها به واسطه کمبود مراقبت، غفلت و کوتاه اندیشی مدیران به این حالت گرفتار شده و اطلاعات حیاتی سازمان خود را از دست می دهند.

خرابکاری: این حالت از فراموشی، زمانی اتفاق می افتد که سازمان به شکل برنامه ریزی شده بخشی از داده ها و دانش خود را فراموش می کند، ولی این فراموشی منجر به اثرات منفی بر روی عملکرد سازمان می گردد. از دست دادن این داده ها، اطلاعات و دانش، سازمان را در محیط رقابت ناتوان می کند. آسیب به جایگاه رقابتی می تواند ناشی از برنامه ریزی های برون سازمانی نیز صورت پذیرد؛ عملیاتی شبیه هک کردن اطلاعات و خرابکاری های اطلاعاتی نمونه هایی از این حالت است.

اضمحلال: این حالت از فراموشی در سازمان، ناشی از اقدامات برنامه ریزی نشده ای است که پیامدهای مثبتی را برای سازمان به ارمغان می آورد. همچنان که سازمان ها تکامل یافته و رشد می کنند، تمایل دارند اطلاعات و مهارت های گذشته را که چندان نیازی به آنها نیست؛ فراموش کنند. فراموشی مهارت ها و دانش های منسوخ شده، نتیجه طبیعی گذر زمان می باشد که نتایج مثبتی را به همراه دارد.

یادگیری زدایی: این حالت بیانگر تلاش سازمان در فراموشی یک تجربه تلخ و ناموفق است. در این حالت، سازمان با یک تلاش برنامه ریزی شده و آگاهانه، به بازنگری جهت گیری های استراتژیک خود می پردازد و بخشی از دانش خود را برای اثربخشی بیشتر سازمان فراموش می کند. فراموشی در این حالت، نتیجه یک راهبرد آگاهانه است تا به دقت، اطلاعاتی که سبب ایجاد نتایج غیر مفید می شوند از بین برده شوند.

ابزارهای اعمال فراموشی سازمانی:

مدیران برای اعمال فراموشی سازمانی برنامه ریزی شده یا داوطلبانه می توانند چهار ابزار استفاده کنند: ابزار منابع مالی، رویه های سازمانی، ساختار سازمانی، درک جمعی ارزش های مشترک اعضا و سازمان.

ابزار منابع مالی: مدیر با حذف منابع مالی، کاهش و افزایش سوق دادن آن به سمت و سوی خاص می توانند موجبات فراموشی سازمانی را در بخش معینی از سازمان یا در بخش خاصی از فعالیت های سازمان فراهم آورند.

رویه های سازمانی: با تغییر رویه ها و دستور العمل های سازمانی هم می توان فراموشی را تسریع یا متوقف نمود.

ساختار سازمانی: که نشانگر توزیع مسئولیت ها و وظایف افراد سازمان می باشد نیز می تواند به عنوان ابزار تحقق فراموشی سازمانی از طریق قدرت دادن بع یک بخش و یا کاهش قدرت مورد استفاده قرار گیرد.

ارزش های مشترک اعضا سازمان: که به دانش موجود قداست می بخشد باید تغییر کند تا فراموشی آن دسته از فعالیت ها که بر این ارزش ها استوارند ممکن گردد، که البته کاری دشوار و در برخی موارد غیر ممکن است